特に大手製造業が扱う産業機械、電気機器、精密機器などの分野において、取扱説明書は製品の一部といえるほど重要なものです。万が一、事故を未然に防ぐための「安全装置」としての役割も果たします。また、B2B取引の現場においては、製品導入後のダウンタイムを最小限に抑え、顧客の生産性を最大化するためにも重要です。

さらに、適切な取扱説明書を提供することで、カスタマーサポートの工数削減や、企業のブランドイメージや信頼性の向上にもつながります。

取扱説明書とマニュアルの違い

「取扱説明書」と「マニュアル（業務マニュアル）」は、どちらも手順や情報を伝えるための文書という点では共通していますが、目的と対象に違いがあります。

取扱説明書

取扱説明書は、製品そのものに付随する「操作と安全のガイド」です。

特定の製品を購入・使用するユーザーに対して、正しい操作方法や仕様、保守点検、そして安全上の注意を伝えるためのものです。

対象は製品で、製品を安全かつ最大限に活用してもらうことが主な目的となります。

マニュアル（業務マニュアル）

一方で、マニュアル（業務マニュアル）は、組織内の「業務や作業を標準化するための指針」です。

特定の「業務」や「作業プロセス」を対象とし、誰が作業を行っても同じ品質の成果が得られるよう、手順やルールを標準化することを目的として作成します。

取扱説明書の作成ステップ

高品質な取扱説明書を効率的に作成するためには、事前の設計が極めて重要です。

以下のステップに沿って進めることで、ユーザーにとって使いやすく、企業のリスク管理としても機能するドキュメントが完成します。

目的や対象者を明確にする

まず、「誰が」「いつ」「どのような場面で」この説明書を開くのかを定義しましょう。

専門知識を持つ工場内の技術者が保守点検で使うのか、あるいは一般消費者が設置時に使うのかによって、表現の平易さや必要な情報の深さが大きく変わるためです。

ターゲット（ペルソナ）を明確にすることで、用語の統一性や図解の比率などの方向性が定まります。

記載する内容や構成を決める

つづいて、製品の仕様書に基づき、必要な情報を網羅した構成案（目次）を作成します。

基本操作、応用編、メンテナンス、仕様一覧といった大枠を決め、情報の優先順位を整理しましょう。

大手企業の場合、製品のバリエーションが多いため、共通事項と個別事項を切り分けるなど、再利用性を意識した構成が効率的です。

トラブルシューティングページを作成する

ユーザーが最も取扱説明書を必要とするのは、「製品が正しく動かない時」です。

「電源が入らない」「エラーランプが点灯した」といった具体的な症状に対し、その原因と解決策をフローチャートや表形式でわかりやすくまとめましょう。

ここを充実させることで、カスタマーサポートへの不要な問い合わせを削減し、顧客満足度の向上につながります。

検索ページを作成する

ページ数が多い複雑な製品の場合、ユーザーが目的の情報に即座にたどり着けるよう、索引（インデックス）や用語集を整備しましょう。
デジタル版であれば検索キーワードの最適化、冊子であればタブ（見出し）の工夫が必要です。

必要な情報を探すストレスを軽減することは、ユーザビリティ向上の鍵となります。

PL法に基づき注意事項を準備する

製造物責任法（PL法）を遵守するため、安全に関する警告（危険・警告・注意）を整理して記載しましょう。

誤った使用方法による事故を防ぐための指示は、ほかの項目よりも目立つように配置し、JIS規格などの業界標準に準拠したアイコンや文言を使用しましょう。
これはユーザーの安全を守ると同時に、企業の法的リスクを回避するためでもあります。

取扱説明書を作成する際の注意点・ポイント

取扱説明書を作成する際は、以下の4点に注意することで、ユーザーの理解度と企業の安全管理を高められます。

わかりやすく簡潔に書く

多機能な製品であれば、取扱説明書も複雑になりがちですが、説明文は可能な限り「一文一義（一つの文章に一つの内容）」を徹底し、簡潔にまとめましょう。

たとえば、「適宜」「しばらくの間」といった主観に依存する曖昧な言葉を排除し、「3分間」「5回振る」といった定量的な表現を使用します。
また、ユーザーが次に取るべき行動が明確になるよう、「～してください」といった能動的な表現を用いましょう。

さらに、社内用語や過度な専門用語は避け、ユーザーの知識レベルに合わせた平易な言葉を使います。

図やイラストを活用する

文字だけでは伝わりにくい複雑な操作や構造では、図やイラストといった視覚情報を積極的に活用しましょう。

特に、操作レバーの動かす方向や、スイッチの配置などは、写真やイラストを用いることで、直感的に理解できるようになります。

その際、1つの図に情報を詰め込みすぎず、重要なポイントのみをクローズアップして強調することで、視線の迷いを防げます。

PL法を遵守する

製造物責任法（PL法／Product Liability Act）では、製品の欠陥が元で、ユーザーに損害が生じた場合の損害賠償について規定しています。

取扱説明書における警告や注意の記載をわかりやすく目立つようにすることで、損害賠償を求められるような事態を防ぎましょう。

PL法で直接、警告表示などの規定はありませんが、ISOやJIS規格といった国際規格、業界ごとのガイドラインなどに基づき、警告ラベルの色（赤・黄・オレンジなど）やピクトグラム（図記号）を活用して必ずユーザーの目に入るよう、配慮が必要です。

定期的に更新する

取扱説明書は一度、作成したら終わりではなく、製品の改良や仕様変更に合わせて定期的に更新する必要があります。

次のような理由でマニュアル更新が必要になることが多いでしょう。

製品仕様の変更
新機能の追加
安全基準の変更
顧客からの問い合わせ内容の反映

ただ、紙媒体のみで管理している場合、最新版の管理や各部門への共有が難しくなるケースも少なくありません。

そこで、紙の配布だけでなく、Web公開（デジタルマニュアル）を並行して行うことで、修正情報の即時反映が可能になり、誤った情報による事故やクレームを未然に防ぐことができます。

大手製造業における課題に合わせた取扱説明書作成・管理のポイント

最後に、特に大手製造業における課題に合わせた取扱説明書作成・管理のポイントについて解説します。

【課題1】商品情報の作成・管理・更新をスムーズに行いたい

製造業では製品の改良や仕様変更が頻繁に発生するため、取扱説明書の更新作業も継続的に行う必要があります。

しかし、部署ごとに資料を管理している場合、次のような課題が生じることがあります。

マニュアルの最新版がどれかわからない
複数部門で同じ資料を個別に管理している
修正内容の共有に時間がかかる

このような状況では、製品情報やドキュメントを一元的に管理する仕組みを整えることが重要です。

そこで、製品情報や技術資料を一元管理できる「KOKONIDAS（ココニダス）」のようなサービスを活用することで、取扱説明書や関連資料を集約し、社内で統一された情報管理が可能になります。
情報更新の履歴管理や検索機能を活用することで、マニュアル作成や更新作業の効率化が期待できます。

【課題2】膨大な取扱説明書の管理・活用が煩雑になっている

大手製造業では、多数の製品や型番ごとに取扱説明書が存在するため、資料数が膨大になりやすい特徴があります。

紙ベースや個別フォルダで管理している場合、必要な資料を探すだけでも時間がかかることがあります。
また、過去の資料や旧バージョンが混在することで、誤った情報が使用されるリスクも生じます。

こうした課題を解決するためには、取扱説明書や技術資料をデジタル化し、検索・閲覧しやすい環境を整備することが重要です。

たとえば、あかがねの商品情報管理基盤を活用することで、製品情報や関連資料を体系的に整理し、必要な情報へ迅速にアクセスできるようになります。
その結果、営業部門やマーケティング部門でも必要な資料をすぐに確認でき、顧客対応のスピード向上にもつながります。詳しくはあかがねのサービスページをご覧ください。

【課題3】販売チャネルに合わせて取扱説明書を出力したい

製造業では、販売チャネルや顧客層によって取扱説明書の提供方法が異なる場合があります。

たとえば、次のようなケースが考えられます。

製品同梱用の紙マニュアル
WebサイトからダウンロードできるPDFマニュアル
海外向けの多言語マニュアル
サポートサイトで公開するオンラインマニュアル

このように複数の媒体に対応する場合、元データを統一して管理し、必要に応じて出力形式を変更できる仕組みが求められます。

製品情報管理基盤を整備することで、同じ情報をさまざまな媒体へ展開しやすくなり、販売チャネルごとに適切な取扱説明書を提供できるようになります。

特に DASソリューションやKOKONIDAS（ココニダス）のようなソリューションを活用することで、製品情報とドキュメントを連携して管理できるため、マニュアル制作から公開までのプロセスを効率化できます。

まとめ

取扱説明書は、製品を安全かつ正確に使用してもらうために欠かせない重要な文書です。
製品の品質と同様に、取扱説明書のわかりやすさや正確性が企業の信頼性にも大きく影響します。

取扱説明書を作成する際は、ユーザーが理解しやすい構成や表現を意識し、図やイラストを活用しながら直感的に理解できる内容にすることが重要です。
また、PL法への対応として安全情報や注意事項を適切に記載し、ユーザーが安全に製品を使用できるよう配慮する必要があります。

さらに、製品仕様の変更や機能追加に合わせて取扱説明書を定期的に更新し、常に最新の情報を提供できる体制を整えることも重要なポイントです。
製品数が多い大手製造業では、取扱説明書や関連資料の管理が煩雑になりやすいため、製品情報やドキュメントを一元管理できる仕組みを整備することが求められます。

たとえば、あかがねのDASソリューションや KOKONIDAS、ERAVIDAS といった製造業向けソリューションを活用することで、取扱説明書や技術資料を含む商品情報を体系的に管理し、社内外での情報共有を効率化することが可能になります。

マニュアルの更新や公開をスムーズに行えるだけでなく、営業やマーケティング部門における顧客対応の迅速化にもつながります。

あかがねのサービスについて詳しくは、サービス一覧ページをご覧ください。

取扱説明書の作成ステップや注意点・ポイントについて解説｜製造業向け実践ガイド

取扱説明書とは