商品管理システムとは？必要性やメリット、導入時の課題を解説

商品管理システムとは、自社が取り扱う商品の情報を一元管理するためのシステムです。従来のExcelや紙帳票での管理とは異なり、多数の商品や販売チャネルがある場合でも効率的な情報の管理・活用ができます。

とはいえ、商品管理システムの導入にはコストが発生するため、「商品管理システムは本当に必要？」「どんな導入メリットがある？」といった疑問を抱えている担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、商品管理システムとは何か、導入の必要性やメリット、機能などについて解説します。コスト目安や導入時の課題なども紹介するので、ぜひ参考にしてください。

商品管理システムとは？必要性を解説

商品管理システムとは、企業が取り扱う商品に関する情報を一元的に管理し、在庫や販売状況、仕入れ、流通などの業務を効率化するためのソフトウェアやITシステムのことです。多くの業種で活用されており、とくに製造業・卸売業・小売業・EC事業などでその導入が進んでいます。

従来は、Excelや紙帳票によって管理されていた商品情報ですが、取扱商品の種類が増加し、販売チャネルも多様化してきた現代では、手動での管理には限界があります。

たとえば、実店舗とECの両方で同じ商品を販売している場合、在庫の変動や売上データの反映に時間差が生じれば、在庫切れや過剰在庫などのリスクが高まります。また、複数の担当者が同時に商品情報を扱う場面では、更新漏れや入力ミスが業務全体に悪影響を及ぼすこともあるでしょう。

こうした背景から、商品情報をリアルタイムで正確かつ効率的に管理するために、商品管理システムの導入が求められています。導入により、業務の属人化を防ぎ、誰が作業しても同じ品質で情報処理ができる体制整備が可能です。また、販売データや在庫データをもとにした分析・予測も可能になるため、経営判断の迅速化や販促施策の最適化にもつながります。

商品管理システムを導入するメリットと課題

商品管理システムを導入するメリットと課題をそれぞれ解説します。

商品管理システムを導入するメリット

商品管理システムを導入するメリットとしては、主に以下の4点が挙げられます。

• 在庫精度の向上
• 作業の自動化と属人化の解消
• マルチチャネル対応の実現
• データ分析による経営判断の迅速化

それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

在庫精度の向上

商品管理システムを導入するメリットのひとつが、在庫情報の精度向上です。

手作業による在庫管理では、数え間違いや記入ミスなどが発生しやすく、実在庫と帳簿上の在庫に差異が出ることがあります。システムを導入すれば、入出庫の情報がリアルタイムで反映され、常に正確な在庫数を把握することが可能です。

作業の自動化と属人化の解消

商品管理システムを導入すると、商品登録や仕入れ管理、在庫の棚卸しといった定型業務を自動化でき、作業効率が大幅に向上します。また、業務の属人化も解消され、誰が作業しても一定の品質を保てる仕組みを構築可能です。これにより、作業のミスが減り、人材の入れ替えや教育コストも抑えられます。

マルチチャネル対応の実現

実店舗・自社ECサイト・モール（楽天市場やAmazonなど）といった複数の販売チャネルを利用している企業にとって、商品情報や在庫数を一元管理できる商品管理システムは不可欠です。チャネルごとの在庫差異や売上把握の手間を削減し、すべてのチャネルでスムーズな販売体制を構築できます。

データ分析による経営判断の迅速化

商品管理システムのなかには、売上推移や在庫回転率、利益率などをリアルタイムで可視化できるデータ分析機能を備えているものがあります。これにより、マネジメント層が迅速に意思決定を行うための材料が揃い、タイムリーな販促施策や仕入れ調整が可能です。

商品管理システム導入時の課題

商品管理システム導入時の課題は、主に以下の3点です。

• 導入コストと運用コストの負担
• 既存業務との整合性
• 従業員のITリテラシーや教育

それぞれの課題について詳しく解説します。

導入コストと運用コストの負担

商品管理システムの導入にあたっては、初期費用・運用費用ともに一定のコストが発生します。

オンプレミス型であればサーバーや機器の設置、クラウド型であっても月額料金やユーザー数に応じた課金が必要となるケースが多く、とくに中小企業にとっては導入の障壁となることもあるでしょう。費用対効果を慎重に見極めたうえで、導入を検討する必要があります。

既存業務との整合性

商品管理システムを導入するには、既存の業務フローとシステム機能を照らし合わせ、どのように組み込むかを明確にしなければなりません。現場では独自の運用ルールや例外処理が多く存在することがあり、それをそのままシステムに反映するのは困難な場合もあります。業務プロセス自体を見直す必要があることも多く、社内全体での合意形成が不可欠です。

従業員のITリテラシーや教育

新たにシステムを導入すると、現場スタッフに対するトレーニングが求められます。とくにこれまでアナログ管理を行ってきた企業では、ITに不慣れなスタッフも多く、教育・研修に時間と労力がかかることがあります。

操作マニュアルやトレーニングの整備、導入初期のサポート体制の充実など、運用定着までの仕組みづくりも含めて計画することが求められるでしょう。

商品管理システムの主な機能は5つ

商品管理システムには、商品情報の管理に関わるさまざまな機能が備わっています。商品管理システムの主な機能は、以下の5つです。

• 販売管理機能
• 在庫管理機能
• 仕入れ・購買管理機能
• データ分析機能
• 商品情報管理機能

それぞれの機能について、何ができるのか詳しく確認しておきましょう。

販売管理機能

販売管理機能は、商品がどこで・どれだけ・いつ売れたのかを正確に把握・記録し、売上データをもとに業績を分析するための機能です。

商品が販売されると、その情報はリアルタイムでシステムに反映され、売上伝票や請求書、納品書などの帳票を自動で出力できるようになります。また、得意先ごと・商品カテゴリごと・チャネルごとなど、さまざまな条件で売上実績を集計・分析することができ、販売傾向を可視化するレポートも出力可能です。

さらに、多くの商品管理システムでは、売上目標に対する進捗や、前月・前年との比較なども簡単に確認できるため、営業戦略の見直しや販促計画の立案に役立ちます。実店舗・ECサイト・卸売といった複数チャネルを横断して売上データを管理できる機能を備えていれば、事業全体の健全な運営につながるでしょう。

在庫管理機能

在庫管理機能は、商品ごとの在庫数をリアルタイムで管理し、欠品や過剰在庫のリスクを最小限に抑えるための重要な機能です。

商品の入庫・出庫・返品・移動といった在庫の変動を正確に記録し、現在庫の数値を常に最新の状態に保つことで、業務全体の効率化と精度向上に貢献します。これにより、実在庫と帳簿在庫の不一致を防止し、棚卸業務の手間や時間も大幅に削減可能です。

加えて、複数の倉庫や店舗にまたがる在庫を一元管理できる機能が備わっていれば、在庫の最適配置が可能になり、必要なタイミングで適切な場所に商品を供給できます。在庫アラート（最低在庫数の設定）によって自動的に補充タイミングを把握できたり、消費期限・ロット番号・シリアル管理など、高度な在庫管理を実現する機能を備えるシステムも多く存在します。

仕入れ・購買管理機能

仕入れ・購買管理機能は、商品の発注から納品・検品・仕入計上までの一連の業務を一元的に管理し、仕入れの最適化と業務効率化を図るための機能です。

販売実績や在庫状況に応じた発注提案を自動で生成する機能を備えたシステムもあり、人的判断に頼ることなく、必要な商品を必要なタイミングで仕入れることが可能になります。これにより、欠品による機会損失や、在庫過多によるコスト増加を防ぐことが可能です。

また、仕入先ごとの価格や取引履歴、納期の実績などを記録しておくことで、より戦略的な購買が可能になります。過去の仕入データをもとに価格交渉や発注スケジュールの見直しを行うことで、仕入コストの最適化やキャッシュフローの改善にもつながるでしょう。

さらに、複数の仕入先を使い分ける場合でも、それぞれの在庫状況やリードタイムを考慮して自動発注する仕組みを整えられます。これにより、サプライチェーン全体の効率化を図ることが可能です。

データ分析機能

データ分析機能は、商品管理の各業務から収集されたデータをもとに、ビジネス全体の状況を定量的に把握・可視化し、戦略的な意思決定を支援するための重要な機能です。売上・在庫・粗利・仕入価格・在庫回転率・返品率など、さまざまな指標を一元管理し、グラフやレポート形式で出力することで、現場や経営層が直感的に理解しやすい情報を提供します。

また、BI（ビジネスインテリジェンス）機能が組み込まれているシステムであれば、ドリルダウン分析や条件検索、リアルタイムダッシュボードなど高度なデータ処理が可能です。これにより、特定の売れ筋商品や不良在庫の傾向、チャネル別の利益率、キャンペーン効果の測定など、多角的な分析ができるようになります。

定期的に自動生成されるレポートは、営業戦略の立案時にも活用され、属人的な判断に頼らない、データに基づく経営（データドリブン経営）の実現にも寄与するでしょう。

商品情報管理機能

商品情報管理機能は、商品に関連するあらゆる属性情報を一元管理し、正確かつ迅速な情報更新を可能にするための機能です。商品名・カテゴリ・価格・型番・SKUコード・JANコード・カラー・サイズ・素材・説明文・画像・動画・マニュアルPDFなど、さまざまな商品属性を一括して管理できる仕組みを提供します。

とくにSKU数が多い企業や、商品バリエーションが豊富なアパレル、日用品、EC事業者などには不可欠な機能です。

商品情報の正確性は、販売現場だけでなく、ECサイト・POSシステム・カタログ・モバイルアプリなどのチャネル間での一貫性を保つうえでも重要です。商品情報管理機能を使えば、各チャネルへの情報配信を一元的にコントロールでき、記載内容の誤りや更新漏れを防ぐことができます。

とくに、PIM（Product Information Management）と連携する機能があるシステムでは、複雑で多言語対応が必要なグローバル展開にも対応可能です。

また、SEO対策として商品説明文や画像の最適化が必要なECサイト運営では、商品情報の統一管理が売上にも直結します。

商品管理システムの種類

商品管理システムには大きく分けてオンプレミス型・クラウド型の2種類があります。それぞれの特徴やメリット・デメリットについて解説します。

オンプレミス型商品管理システム

オンプレミス型商品管理システムとは、自社内にサーバーやシステムを構築し、自社で運用・管理するタイプの商品管理システムを指します。カスタマイズの自由度が高く、既存業務フローにきめ細かく対応できる点が大きな特徴です。とくに、自社特有の業務プロセスや高度なセキュリティ要件がある場合には、オンプレミス型が適しています。

また、インターネットに依存せず社内ネットワーク内で完結できるため、データ保護の観点からも優位性があります。通信が遮断されてもシステムが使用できる点も、災害対策や業務継続の面での利点です。加えて、ライセンス購入型であるため、長期的な利用ではクラウド型よりもコストを抑えられる場合もあります。

一方で、初期導入コストが高額になる点や、サーバー管理・セキュリティ対策・システム保守を自社で行う必要がある点がデメリットです。導入までに時間がかかるため、短期間での稼働開始には不向きであり、ITインフラや人的リソースに余裕のある中堅〜大企業向けの選択肢といえるでしょう。

クラウド型商品管理システム

クラウド型商品管理システムは、インターネット上のクラウドサーバーに構築されたシステムを、月額料金や年額利用料を支払って利用する形態です。初期費用が比較的安く、導入までのスピードも速いため、スタートアップや中小企業にも使いやすいといえます。

クラウド型の最大の利点は、インターネット環境さえあれば、場所を選ばず利用できる点です。複数の拠点を持つ企業や、在宅勤務・リモートワークを導入している企業にとっては、相性の良い選択肢となるでしょう。

また、ベンダーがセキュリティ対策やアップデートを行ってくれるため、運用負荷を軽減しつつ、常に最新のシステム環境を保てるのも大きなメリットです。

一方で、カスタマイズ性には限界があり、特定の業種や業態に特化した要件には対応しづらい場合があります。また、インターネット接続が前提となるため、回線トラブルやクラウドサービスの障害が業務に影響するリスクも考慮しなければなりません。ただし、近年ではSLA（サービス品質保証）を明示する信頼性の高いベンダーも増えています。

商品管理システムの導入費用目安

商品管理システムの導入費用は、オンプレミス型とクラウド型とで大きく異なります。

まず、オンプレミス型はクラウド型と比べると導入費用が高めです。初期導入費用として数百万円〜数千万円に達することもあります。オンプレミス型商品管理システムを導入する際にかかる費用としては、以下のようなものが挙げられます。

• ソフトウェアライセンス費用：100万～500万円
• サーバーやネットワーク機器等のインフラ構築費用：50万～300万円
• カスタマイズ開発費用：100万～1,000万円以上（業務内容によって大きく変動）
• 導入コンサルティング・教育研修費用：数十万〜100万円
• 保守・サポート費用（年間）：数十万〜

こうしたコストの高さもあり、オンプレミス型商品管理システムは、主に中堅企業〜大企業が業務に深く組み込む形で導入するケースが一般的です。

一方、クラウド型は初期費用が比較的抑えられており、通常、月額制の料金プランが採用されています。費用感の目安は以下のとおりです。

• 初期設定費用：無料〜20万円程度
• 月額利用料：1ユーザーあたり5,000円〜1万円
• プラン料金：月額3万円〜10万円程度（ユーザー数や機能数により変動）
• オプション機能（外部連携・APIなど）：別途料金

クラウド型はスモールスタートに向いており、利用状況に応じて段階的にプランを拡張していくことができます。必要な機能だけを利用し、無駄な投資を抑えることが可能です。

商品管理システムの選び方

商品管理システムの選び方を解説します。選び方のポイントは、以下の5つです。

• 自社の課題や導入目的に合うか
• 予算内で導入できるか
• 導入前後のサポート体制が充実しているか
• 外部連携ができるか
• マルチチャネル対応か

それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。

自社の課題や導入目的に合うか

導入する商品管理システムを選定するうえで重要なのは、導入目的の明確化です。在庫の見える化・販売データの分析・仕入れの効率化・多チャネル対応など、自社の課題に直結する機能が備わっているかを確認しましょう。

たとえば、在庫精度の改善が目的であれば、リアルタイム在庫管理機能やアラート通知機能の充実が求められます。また、将来的な事業展開や業務拡大を見据えて、柔軟に機能追加できる拡張性も重要です。

予算内で導入できるか

導入費用と運用コストのバランスを見極めることも大切です。オンプレミス型は初期費用が高額になる一方で、長期的な運用ではコスト面でのメリットが得られる場合もあります。一方、クラウド型は初期費用を抑えやすく、必要な機能を必要な分だけ導入できるため、スモールスタートに向いています。

月額費用が予算に収まるかだけでなく、保守費やオプション料金、追加ライセンスの費用も含めて総額を把握するようにしましょう。

導入前後のサポート体制が充実しているか

商品管理システムは業務の根幹を担うため、トラブル時や導入時の支援体制が整っているかも重要なポイントです。導入支援サービスや初期設定のサポート、操作研修、運用マニュアルの提供、専用窓口での技術対応など、ベンダーの支援体制をチェックしましょう。

とくに、はじめてシステム導入を行う企業や、IT人材が社内に不足している場合は、導入後の継続的なサポートが充実しているシステムを選んだほうが、効率的に定着させられるでしょう。

外部連携ができるか

近年では、ECサイト・会計ソフト・POSレジ・物流管理システムなど、ほかの業務システムとデータを連携することが求められるケースが増えています。API連携やCSVインポート・エクスポート機能、ERPとの接続機能など、ほかのシステムと柔軟に連携できるかどうかをチェックしましょう。

すでに使用しているツールと連携可能な商品管理システムを選ぶことで、無駄な二重入力を避け、リアルタイムなデータ共有を実現できます。

マルチチャネル対応か

自社ECサイトだけでなく、モール（楽天市場やAmazonなど）・実店舗・電話・FAX受注など、複数の販売チャネルを活用している場合、それぞれで発生する商品・在庫・注文情報を一元管理できるマルチチャネル対応のシステムを選ぶことが重要です。

チャネルごとに異なる価格設定やプロモーションにも対応できる柔軟性があるか、在庫数や商品情報をリアルタイムで同期できるかを確認しましょう。マルチチャネル対応により、販売機会を最大化しながら在庫管理の負担を軽減することができます。

まとめ

本記事では、商品管理システムとは何か、必要性や導入メリット、各種機能などについて解説しました。商品管理システムは、自社の商品情報を効率的に一元管理するためのシステムです。導入により、業務の効率化や属人化の解消、データ活用の促進などのメリットが得られます。

自社の商品情報の管理・共有を効率化するためには、PIMの導入が効果的です。PIMシステムの導入による商品情報の一元管理を目指すなら、商品情報管理システム「KOKONIDAS（ココニダス）」をご検討ください。

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