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在庫管理の見える化とは？メリットや方法、注意点を解説
在庫管理は、企業の生産性やコストに直結する重要な業務です。
一方、紙の帳簿やExcelでの管理は属人化しやすく、特定の担当者に頼らずに適切な在庫管理ができるように見える化が求められています。
ひと口に「在庫管理の見える化」といっても「在庫管理の見える化とは具体的にどんなものなのかわからない」「在庫管理を見える化する方法を知りたい」といった方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、在庫管理の見える化とは何か、目的やメリット、方法などを解説します。
在庫管理を見える化する際の注意点や、効率的な在庫管理に役立つシステムも紹介するので、ぜひ最後までチェックしてみてください。
在庫管理の見える化とは
在庫管理の見える化とは、在庫管理業務によって管理する在庫の数量・場所・状態・動きをひと目で把握できるように可視化することです。
在庫管理が見える化されれば、担当者だけでなく、誰がいつ見ても在庫がどうなっているのかを確認できます。
在庫管理を見える化するためには、在庫そのものである「現物」と、在庫の状態・動きといった「情報」の両方をリアルタイムで可視化する必要があります。
そのため、紙ベースの帳簿での管理では困難だといえるでしょう。
在庫管理の見える化を行う目的
在庫管理の見える化を行う最も大きな理由は、属人化からの脱却です。
業務が属人化している場合、担当者以外の従業員が在庫管理業務を適切に行えません。
仮に担当者が休職・退職すると、在庫管理業務が滞り、生産や販売に悪影響が及ぶ可能性があります。
在庫管理を見える化し、誰でも在庫の状態を把握できるようにしておけば、在庫管理業務が属人化した状態から脱却可能です。
特定の担当者に頼ることなく、誰でも正しく在庫管理ができるようになれば、効率的かつ正確な在庫管理ができるようになります。
在庫管理を見える化するメリット
在庫管理を見える化するメリットは、主に以下の6点です。
- 在庫数を適正に保つことができる
- 業務を効率化できる
- 倉庫のスペースを有効活用できる
- コストを削減できる
- サービスの品質を保つことができる
- 顧客満足度の向上につながる
それぞれのメリットについて詳しくチェックしてみましょう。
在庫数を適正に保つことができる
在庫管理の見える化による1つ目のメリットは、在庫数を適正に保ちやすくなる点です。
在庫管理が見える化されていない場合、ある部品・製品が過剰在庫あるいは欠品になりつつある状況であっても、それに気づくのが遅くなるリスクがあります。
在庫情報を見える化しておけば、過剰在庫や欠品のリスクはひと目で確認可能です。
過剰在庫になりそうな部品は発注を抑え、欠品リスクがあるものは追加発注を行うなど、適正在庫を維持するための施策を行いやすくなるでしょう。
業務を効率化できる
業務の効率化も、在庫管理の見える化によるメリットの1つです。
在庫管理の見える化により効率化する主な業務としては、ピッキング・入出庫登録・棚卸の3つが挙げられます。
＜在庫管理の見える化によって効率化できる業務例＞
| 業務 | 在庫管理の見える化による効率化 |
|---|---|
| ピッキング |
|
| 入出庫登録 |
|
| 棚卸 |
|
必要な部品や商品を倉庫から取り出すピッキング作業では、取り出したいものの保管場所がわからない場合に手間と時間がかかります。
在庫管理の見える化ができていれば保管場所は一目瞭然なので、手間をかけずに必要な在庫を取り出すことが可能です。
倉庫に入れるもの・取り出すものをシステムに登録する入出庫登録においても、保管場所や入出庫履歴の記録場所がわかるかどうかが効率化の鍵となります。
また、バーコードやICタグなどを使った保管場所の見える化を行なっている場合、入出庫の登録作業そのものを省略、または簡素化できる可能性もあるでしょう。
在庫の状態を確認する棚卸業務では、在庫管理が見える化できているかどうかで業務効率が大きく異なります。
見える化できていれば、在庫数・保管場所はすぐに確認できるため、棚卸での確認作業も大幅に効率化が可能です。
倉庫のスペースを有効活用できる
在庫管理を見える化すれば、在庫を保管している倉庫のスペースの有効活用が可能です。
在庫管理の見える化による倉庫スペース有効活用のアイデアとしては、以下のようなものが挙げられます。
- 無駄な在庫を整理して、余剰スペースを確保できる
- 頻繁に出入りする在庫や、動きが少ない在庫を適切な場所に配置する
- 空いたスペースに新しい部材や仕掛品を配置する
まず、在庫の動きを見える化すれば、ほとんど動きのない無駄な在庫を炙り出せます。
これらを処分・廃棄すれば、倉庫に余剰スペースを作ることが可能です。
使用頻度が少ない在庫は量を減らし、保管スペースを縮小するといったこともできるでしょう。
在庫の動きがわかれば、ピッキング作業効率化のためのスペース有効利用もできます。
例えば、頻繁に入出庫している在庫は、倉庫の出入口付近に移動すると作業の効率化が可能です。
反対にあまり動きのない在庫は、倉庫の奥に移動しても業務に支障はないでしょう。
不要な在庫の廃棄や保管場所の最適化によって生まれた余剰スペースには、新たな部材や仕掛品を保管可能です。
倉庫に保管できるものが増えれば、安全在庫を保管しやすくなったり、生産現場を整理整頓できたりするメリットがあります。
コストを削減できる
在庫管理の見える化は、コスト削減にも繋がります。削減が期待される主なコストは以下のとおりです。
＜在庫管理の見える化によるコスト削減例＞
| 削減できるコスト | 理由 |
|---|---|
| 保管費用・廃棄費用 | 過剰在庫の抑制による保管スペースの縮小・廃棄リスクの低減 |
| 人件費 | 保管場所や在庫量の可視化によるピッキング・棚卸業務の効率化 |
在庫管理の見える化は、過剰在庫を抑え適正在庫の維持に寄与します。
過剰在庫がなくなれば保管スペースの縮小を図ることができ、保管費用を削減できるでしょう。
また、使用期限切れなどで廃棄していた在庫数を抑制できれば、廃棄費用も抑えられます。
また、保管場所や在庫量を見える化しておけば、ピッキングや棚卸といった業務の効率が格段に向上します。
これまで在庫の場所を探したり、数を数えたりするのに時間がかかっていた場合は、在庫管理の見える化によって大幅に効率化されて人件費を削減できるでしょう。
サービスの品質を保つことができる
在庫管理の見える化によって適正在庫を維持できるようになれば、安定した生産が可能となります。
部品の欠品や遅延が起こると、生産現場では突貫対応が行われることもあり、こうしたイレギュラーな対応はミスや品質低下の原因です。
在庫管理の見える化により安定して部材を供給できれば、商品の品質維持が可能となります。
また、在庫管理の見える化では在庫の状態も可視化するため、不良品が紛れ込むのを防止可能です。
見える化できていない在庫管理と比較すると、不良品を顧客に提供してしまうリスクを低減できます。
顧客満足度の向上につながる
在庫管理の見える化による顧客満足度の向上は、以下の2点によるものです。
- 安定した品質の商品を顧客に提供できる
- 顧客からの問い合わせに即座に回答できる
前述のとおり、在庫管理の見える化は安定生産につながり、商品やサービスの品質維持に寄与します。
結果として顧客は安定したサービスを受けられるようになり、顧客満足度の向上につながるでしょう。
また、誰が見ても在庫状況を正しく把握できるようになるため、顧客からの納品の問い合わせに即座に回答できるようになります。
担当者不在時にも顧客を待たせなくなるため、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。
在庫管理を見える化する方法
在庫管理を見える化する方法としては、以下の5つが挙げられます。
- 5Sを徹底する
- ロケーション管理を行う
- Excelで管理する
- 在庫管理システムを利用する
それぞれ内容をチェックして、自社の在庫管理に活かしてみてください。
5Sを徹底する
在庫管理を見える化するには、倉庫内で5S（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）を徹底する必要があります。
在庫管理のシステムを導入したり、新しいルールを策定したりするよりも先に、5Sを徹底して正しい在庫管理ができる環境を整えましょう。
＜在庫管理における5S＞
| 5S | 内容 |
|---|---|
| 整理 | 在庫を必要なものと不要なものに分別し、不要なものは廃棄する |
| 整頓 | 必要な在庫は適切な場所に保管する |
| 清掃 | 倉庫内を清掃してきれいにする |
| 清潔 | 整理・整頓・清掃が行き届いた状態を維持する |
| しつけ | 従業員がルールを徹底するように教育する |
5Sは継続させてこそ意味があります。
担当者には定期的な教育を行い、倉庫内での5Sが習慣化するようにしましょう。
ロケーション管理を行う
ロケーション管理とは、在庫と保管場所を紐付けることで何がどこにあるかを明確化して管理する方法です。
一般的に、在庫を保管している棚に番号（ロケーションコード）を付けて管理します。
在庫のロケーション管理には、固定ロケーションとフリーロケーションの2種類があります。
あらかじめ割り当てた場所に在庫を保管するのが固定ロケーション、到着時に空いている場所に在庫を保管するのがフリーロケーションです。
＜ロケーション管理の方法比較＞
| 種類 | 向いているケース |
|---|---|
| 固定ロケーション |
|
| フリーロケーション |
|
固定ロケーションは、状況によらず常に同じ場所に保管できる簡単さがメリットです。
ただし、保管場所が空いていても別の部材・商品は置けないため、安定した需要がある部材・商品に適しています。
一方、フリーロケーションは空きスペースを埋めるように在庫を保管していくため、倉庫内の保管スペースを最大限に有効活用できます。
ただ、部材・商品が到着する度に保管場所を割り当てる必要があるため、管理に手間がかかりルールも複雑です。
Excelで管理する
在庫管理専用のシステムを導入しなくても、Excelをうまく活用すれば、在庫管理の見える化が可能です。
Web上でもフォーマットが入手できる在庫管理表を作成し、部材名・ロケーションコード・入出庫履歴・在庫数などをリスト化しましょう。
Excelでの在庫管理の見える化は導入コストが低く、担当者へのトレーニングもそれほど必要ありません。
一方、入力ミスなどのヒューマンエラーが生じやすい点には注意が必要です。
在庫管理システムを利用する
在庫管理専用のシステムを導入すれば、比較的簡単に在庫管理を見える化できます。
Excelと違って在庫管理に特化した機能が利用できるのが、在庫管理システムを導入するメリットです。
＜在庫管理システムとExcelの機能比較例＞
| 在庫管理システム | Excel | |
|---|---|---|
| 在庫確認 | リアルタイムの在庫を確認可能 | 入力したところまでの在庫を確認可能 |
| 発注アラート | 在庫が一定数を下回ると通知、または自動発注 | アラート機能なし |
| 入出庫登録 | スキャンやタブレット操作で半自動化 | 手入力が必要 |
| 棚卸サポート | サポート機能あり | サポート機能なし |
| 在庫分析 | 過去のデータを分析して適正在庫を算出可能 | 分析のための計算式は手動で行う必要がある |
在庫管理システムは、日々の在庫確認・発注・入出庫から棚卸・在庫分析まで、在庫管理のさまざまな作業に対するサポート機能を備えています。
Excel管理と比べると導入コストはかかりますが、効率的な在庫管理の見える化を目指すならこちらがおすすめです。
在庫管理を見える化する際の注意点
在庫管理を見える化する際には、以下のような注意点もあります。
- 自社に合う在庫管理の方法を採用する
- 運用マニュアルを策定する
- 費用対効果を検証する
まず、在庫管理方法を選ぶ際は、自社の在庫管理の課題に適した方法を採用しましょう。
在庫管理の担当者と意見も踏まえながら、課題を解決できる方法・システムを導入する必要があります。
見える化のために新しい管理方法を取り入れる場合は、マニュアルを策定して関係者に周知します。
運用しやすいようにマニュアルを準備することで、担当者の学習コストを下げ、業務効率の向上や属人化の防止が見込めます。
運用中には見える化を実現したことによる費用対効果も検証しましょう。
かけたコストに対して見合った成果が出ていない場合は、改善が必要な場合もあります。
定期的に課題を抽出しながら、在庫管理とその見える化の最適化を目指しましょう。
まとめ
本記事では、在庫管理の見える化について、目的やメリットなどを解説しました。
在庫管理の見える化は在庫管理業務の属人化を防ぐ目的で実施され、適正在庫の維持・業務効率の向上・コスト削減などさまざまなメリットが期待できます。
在庫管理を見える化するためには、5Sの徹底やロケーション管理の実施などが必要です。
専用の在庫管理システムを導入すれば、在庫管理業務に特化した機能を活用しながら、効率的に見える化を実現できるでしょう。
在庫管理の見える化の効果を最大限に発揮するためには、自社に合ったシステムの採用が必要不可欠です。
運用マニュアルを整備し、担当者が余計な学習コストをかけずに運用できるよう工夫しましょう。
費用対効果を検証し、必要に応じて改善策を講じることも大切です。
製品紹介
在庫管理の見える化には、PIM（商品情報管理）システムが応用できます。
在庫管理システムと連携させて業務の効率化を目指すなら、商品情報管理システム「KOKONIDAS（ココニダス）」がおすすめです。
在庫管理を行っているExcelや各種在庫管理システムとKOKONIDASを連携すれば、各部品の在庫数・保管場所・入出庫履歴・仕入れ先・調達リードタイムといった在庫情報を管理できます。
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