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部品の在庫管理の流れや課題、管理のポイントについて解説
部品の在庫管理とは、自社が保管する部品の数量・場所・品質を適切な状態に維持・管理する業務のことです。過剰在庫や欠品を出さない最適な在庫管理ができれば、コストを削減しつつ生産性を高めることができます。
とはいえ、部品数が多いほど在庫管理の業務は煩雑するため、「部品の在庫管理で直面しやすい課題を知っておきたい」「在庫管理を効率化するためのポイントを知りたい」といった担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、在庫管理とは何か、業務の流れや一般的な課題、管理のポイントなどについて解説します。部品の在庫管理におすすめのシステムや、在庫管理システムと連携することで効率的な業務が可能となるシステムなども紹介するので、ぜひ最後までチェックしてみてください。
在庫管理とは
在庫管理とは、自社が保管する商品・部品・原材料などの数量・場所・品質を適切な状態に維持・管理する業務のことです。製造業では、生産スケジュールに応じた適正な部品の供給が求められるため、在庫管理の精度が企業の生産性やコストに大きく影響します。
在庫管理の主な目的は、以下の3つです。
- 生産の安定化：部品不足による生産停止を防止する
- コスト削減：過剰在庫を防ぎ、保管コストや廃棄リスクを最小限に抑える
- 業務効率化：適切な管理により、無駄な発注や在庫不足を回避する
適切な在庫管理により、余計なコストを削減しながら生産性を高めるのが目的だといえます。
部品の在庫管理の流れ
部品の在庫管理には、以下のような一定の流れがあります。
- 適正な部品の在庫数の設定
- 部品の在庫数を可視化
- 情報を共有して管理
適正な管理のためにはこの流れをしっかりと把握し、運用することが重要です。
適正な部品の在庫数の設定
部品の在庫管理では、欠品を出さない最低限の在庫数である「適正在庫数」を決定する必要があります。適正在庫数は、需要予測や生産計画をもとに、リードタイム・余剰在庫・発注ロットなどを考慮しながら設定しましょう。
適正な在庫数を設定することで、過剰在庫や欠品のリスクを軽減できます。在庫管理において適正在庫数の設定は非常に重要な作業です。
部品の在庫数を可視化
部品の在庫数の推移は可視化が重要です。在庫の動きを可視化しておけば、過剰在庫や欠品に繋がる可能性がある問題在庫を事前に検知しやすく、追加発注などの改善策をスピーディに検討できるようになります。
在庫状況の可視化は、手書きのデータでは困難です。手作業では更新もしづらく、ミスも発生しやすいため、何らかの在庫管理システムを導入した方がよいでしょう。
情報を共有して管理
グラフなどで可視化した在庫推移の情報は、調達や生産管理などの別部門と情報共有しましょう。在庫の推移を関連部署がタイムリーに把握できれば、調達や生産の計画がしやすくなります。結果的に、過剰在庫や欠品といったトラブルの発生リスクを軽減できます。
部品の在庫管理の課題
部品の在庫管理が抱えやすい一般的な課題には、以下の6つのようなものがあります。
- 調達リードタイムの違いによって管理方法が確立しにくい
- 目視では分別しにくい類似部品を含む膨大な種類の部品の管理が難しい
- 部品が小さく二次元コードやタグが付けられない
- ヒューマンエラーにより在庫情報と実態が乖離しやすい
- 棚卸や在庫登録作業に多くの手間と時間がかかる
- 在庫管理業務が特定の担当者に集中し属人化している
それぞれがどんな課題で、どんな点に注意する必要があるのかなどを確認しておきましょう。
調達リードタイムの違いによって管理方法が確立しにくい
部品ごとに調達リードタイムが異なる場合は、一律の管理方法が適用しにくいのが課題です。リードタイムの長い部品は早めの発注が必要であり、短いものは在庫圧縮が可能なため、個別の管理が求められます。
部品ごとに個別の管理方法を適用する場合、在庫管理業務はさらに複雑化します。手作業での管理は属人化しやすく、ミスも発生しやすい点には注意が必要です。
目視では分別しにくい類似部品を含む膨大な種類の部品の管理が難しい
形状やサイズが似ている部品が多い拠点においては、目視で部品を見分けることが難しく、誤出庫や誤発注のリスクが高くなります。適切なラベル付けや在庫管理システムを導入しなければ、正しく在庫管理を行うのは難しいでしょう。
部品が小さく二次元コードやタグが付けられない
在庫管理では、バーコードやタグなどを付けて管理する方法が一般的です。しかしながら、小型の部品はバーコードやQRコードの貼付が困難なため、自動識別が難しいケースもあります。在庫管理システムとの連携や、代替の識別方法の検討が必要です。
小型部品や液体・粉末状の原材料では、重量計を使った在庫管理も行われます。バーコードやタグが付けられない場合は、重量などを活用した管理方法も検討する必要があるでしょう。
ヒューマンエラーにより在庫情報と実態が乖離しやすい
人の目で部品を数えて、紙に数量を記入したりエクセルに数を入力したりする手作業の在庫管理では、入出庫の記録漏れやミスが起こりやすい点に注意が必要です。ミスによる誤差が大きくなると生産スケジュールに乱れを引き起こす可能性もあります。
在庫管理のミスによる重大なトラブルが発生する前に、ヒューマンエラーが発生しにくい在庫管理システムの導入を検討することをおすすめします。
棚卸や在庫登録作業に多くの手間と時間がかかる
在庫数が多いほど棚卸作業に膨大な時間がかかり、人件費などのコストも発生します。また、棚卸作業でも誤差が発生しやすいため、注意が必要です。自動化技術を導入した方が、結果的にはコストを削減でき、在庫管理の精度も高められるでしょう。
在庫管理業務が特定の担当者に集中し属人化している
在庫管理のルールやノウハウが特定の担当者に依存すると、退職や異動時に業務が滞るリスクが高まります。とくに部品数が多く感覚的な管理をしている場合は、後継者が育ちにくいのも課題です。
このようなケースでは、標準化やマニュアル化を進めることで属人化を防ぐことが重要です。言語化しづらい複雑な管理が必要な場合は、対応できる在庫管理システムの導入の導入を検討してみましょう。
部品の在庫管理のポイント
課題を多く抱える部品の在庫管理を適切に行うためのポイントを解説します。部品の在庫管理のポイントは、以下の2点です。
- 適正量を意識する
- システムも導入する
それぞれのポイントについて、具体的にどのような工夫が必要なのか確認しておきましょう。
適正量を意識する
適正な在庫量を維持するためには、需要予測と在庫データの分析が欠かせません。過剰在庫は保管コストを増大させる一方、不足すると生産ラインの停止や納期遅延につながるため、適正在庫数を意識した慎重な計画が求められます。
適正量を意識した在庫管理には、大きく分けて以下のような４つのステップが必要です。
- 需要予測の活用
- 適切な発注点の設定
- ABC分析の実施
- 在庫回転率を意識した滞留在庫の削減
需要予測の活用
まずは需要予測を活用し、季節変動や市場の動向を考慮した在庫計画を立てます。過去の販売実績や生産データを分析して将来的な需要を予測することで、適切な発注量を確保しましょう。生産管理部門などと連携すると、計画がスムーズに立てられます。
適切な発注点の設定
ABC分析の実施
在庫管理対象の部品が多い場合はABC分析を実施し、部品ごとの重要度を分類しましょう。例えば、Aランクの部品は厳密に管理し、Cランクの部品はある程度の余裕を持たせるなど、管理のメリハリをつけることが大切です。
滞留在庫の削減
さらに在庫回転率を分析することで、滞留在庫の削減を図ります。一定期間内に消費されない部品が多いと、不要なコストが発生するリスクがあるため、定期的な在庫の見直しを行いましょう。
上記のような一連のステップを定期的に繰り返します。一度適正量を意識した計画を立てても、部品が余剰気味・欠品気味だった場合は計画の調整が必要です。調整と検証のサイクルを回しながら、最適な在庫計画を目指します。
システムを導入する
在庫管理を効率化し、リアルタイムで正確な情報を共有するためには、在庫管理システムの導入が効果的です。手作業での管理には限界があり、システムを活用することで業務負担を大幅に削減できます。
たとえば、バーコードやQRコードを利用して在庫管理をする方法が一般的です。入出庫を正確に記録できるようになることでヒューマンエラーを防ぎ、在庫整理の精度の向上が期待できます。在庫管理の方法は、管理する部品の特徴などによって最適なものを選択しましょう。
入出庫を管理する機能に加え、自動発注機能を備えたシステムを導入すれば、発注作業におけるヒューマンエラーも軽減可能です。適切な発注点を設定できていれば、システムの自動発注で在庫不足や過剰在庫を防止できます。
複数拠点での在庫情報の共有が必要なケースでは、クラウド型システムを導入するのもよいでしょう。システム上で各拠点の在庫情報を一度に把握できるようになり、在庫のやり取りによる適正在庫の維持がしやすくなります。
データ分析機能も重要です。在庫の推移や使用傾向などを可視化し、関係部署と共有できます。また、過剰在庫になりやすい部品・欠品しやすい部品を把握できるようになるため、在庫管理の適正化を図るためにも、データの分析機能は必要不可欠です。
関連する別のシステムとの連携にも注目しましょう。たとえば、ERPや生産管理システムと統合することで、在庫データをリアルタイムで活用可能になります。これにより、購買・生産計画と在庫管理を連動させ、業務の無駄を削減可能です。
部品の在庫管理におすすめのシステム
部品の在庫管理には、専用の在庫管理システムのほか、エクセルなどを活用する場合もあります。それぞれのシステムの特徴やメリット・デメリットをチェックしておきましょう。
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エクセル |
在庫管理システム |
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メリット |
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デメリット |
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エクセル
エクセルは、在庫管理を手軽に始められるツールとして多くの企業で利用されています。とくに、小規模な製造業や部品点数が少ない企業にとっては、低コストで導入できるメリットがあります。計算式やマクロを組み込めば、カスタマイズも簡単です。
エクセルは在庫管理以外のさまざまな業務で使われるため、多くの場合、特別な研修やトレーニングを必要としません。学習コストの低さも、在庫管理にエクセルを活用するメリットだといえます。
一方、手作業での在庫データ入力が必要となるため手間がかかるうえ、リアルタイムでの情報共有は困難です。入力ミスや数式エラーによる誤った在庫情報が記録されてしまうリスクがある点にも注意する必要があります。
在庫管理が必要な部品点数が多くなると、管理が煩雑になる点にも要注意です。中規模以上の企業には向かないため、次に解説する在庫管理システムを検討してみましょう。
在庫管理システム
在庫管理システムは、リアルタイムでの在庫管理やデータ共有を可能にするツールです。手作業でデータ入力を行うエクセルに対して、こちらはバーコードなどを使って自動化されてるため、とくに部品点数が多い中規模以上の企業に適しています。
在庫管理システムでは、自動発注機能が使えるのがメリットのひとつです。設定した発注点に応じてシステムが自動で部品を発注するため、発注ミスによる生産停止などのリスクを低減できます。
複数拠点の在庫を一元管理しやすいのも特徴です。拠点をまたぐ在庫配置を検討するのであれば、在庫管理システムが必要不可欠だといえるでしょう。
まとめ
本記事では、製造業における部品の在庫管理とは何か、業務の流れや課題について解説しました。部品の在庫管理は、自社で保管する部品の数量・場所・品質を適切な状態に維持・管理する業務のことです。生産計画などから適正在庫数を設定し、推移を可視化・共有しながら部品の入出庫・発注を管理します。
部品の在庫管理にはさまざまな課題があります。とくに部品数が多い中規模以上の企業では手作業による在庫管理は困難で、過剰な時間・コストがかかったり、ヒューマンエラーによる生産スケジュールへの悪影響が懸念されたりと、多くの課題を抱えている場合もあるでしょう。
在庫管理の課題解決には、在庫管理システムの導入が効果的です。バーコードなどを活用した入出庫の自動化や、発注点に基づいた自動発注機能などを活用すれば、ヒューマンエラーを減らして精度の高い在庫管理が可能となります。
自社の在庫管理が直面している課題を整理し、解決可能な在庫管理システムの導入を検討してみてください。
製品紹介
効率的な在庫管理には、部品ごとの在庫状況の可視化と共有が欠かせません。この可視化と共有の作業には、PIM（商品情報管理）システムが応用できます。在庫管理システムと連携してより効率的な在庫管理を目指すなら、商品情報管理システム「KOKONIDAS（ココニダス）」がおすすめです。
在庫管理を行っているエクセルや各種在庫管理システムとKOKONIDASを連携すれば、各部品の在庫数・保管場所・入出庫履歴・仕入れ先・調達リードタイムといった在庫情報を管理できます。情報はリアルタイムに更新され、権限のある社内関係者がチェック可能です。
KOKONIDASでは、拠点をまたぐ在庫情報の一元管理もできます。拠点間での在庫配置の適正化を図りたいシーンでも活用しやすいでしょう。また、管理しているデータは抽出して発注計画の分析にも活用できます。
＜KOKONIDASの特徴＞
- リーズナブルなコストで気軽に導入できる
- システムの知識は不要で、誰でも簡単に操作できる
- パッケージ化されているため、早期運用開始ができる
KOKONDASはデモ環境での無料体験もご利用いただけます。在庫管理システムとPIMを連携した在庫管理の効率化を検討中の担当者様は、ぜひお気軽にお問い合せください。
