PIM（商品情報管理）とは？機能やメリットについてくわしく解説

PIM（商品情報管理）とは、自社で取り扱う商品の情報を一元管理し、社内での情報共有や販売チャネルへの展開を容易にするシステムのことです。商品数や販売チャネルが多い企業にとって、正確な商品情報を管理するために必要不可欠なシステムだといえます。

とはいえ、ひとくちに商品情報を管理できるとはいっても、「PIMを導入すれば具体的にどんなメリットがあるのかわからない」「自社にとって必要なPIMシステムの選定方法を知りたい」といった方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、PIMとは何か、必要性・メリット・主要な機能などを解説します。導入するPIMシステムの選び方のポイントや、おすすめのPIMソリューションも紹介するので、PIMの導入を検討中の方はぜひ最後までチェックしてみてください。

PIM（商品情報管理）とは

PIM（商品情報管理）とは、Product Information Managementの略で、自社の商品情報を一元管理できるシステムのことです。商品をカテゴリーやシリーズごとに分類したり、商品画像・設計図・スペックなどのさまざまな情報を登録したりできます。

PIMシステムの多くは、自社のホームページや各種ECサイトと連携して、商品情報の発信や販売に活用することも可能です。とくに、多種多様な商品を扱うメーカーや小売・卸売業、複数の販売経路を持つ企業では、商品情報を効率的に管理できるPIMの導入が進められています。

PIM（商品情報管理）の必要性

PIM（商品情報管理）の必要性が高まっている要因のひとつは、急速に進むデジタル化への対応です。

近年では、自社ホームページ・Webカタログ・各種ECサイト・SNSなど、さまざまなプラットフォームで自社商品を紹介するケースが増えています。複数のプラットフォームに登録する商品情報を個別に編集・管理するのは、時間と手間がかかる大変な作業です。

自社の商品情報をPIMで一元管理し、各種プラットフォームと連携させれば、商品情報管理の業務効率を改善できます。商品数や利用するプラットフォームが多い場合、PIMの活用による業務効率改善効果はより大きなものになるでしょう。

さらに、PIMを活用した商品情報の管理は、情報の整合性維持にも大きく寄与します。手作業による情報管理では、「WebカタログとECサイトで、商品情報に違いがある」といったエラーが生じる場合もあるでしょう。古い情報の更新忘れなどがその主な原因です。

PIMで一元管理していれば商品の更新作業は一度で済み、連携しているプラットフォーム間での情報の差もなくなります。販売チャネルが複数ある場合や、今後増やす計画がある場合は、PIMによる高品質なデータ管理が必要です。

PIM（商品情報管理）を必要とする組織や企業の特徴

PIM（商品情報管理）をとくに必要とする組織や企業の特徴には、以下のようなものが挙げられます。

＜PIM（商品情報管理）を必要とする組織や企業の特徴＞

• 多種多様な商品ラインナップや、組み合わせパターンがある
• 複数の販売チャネルを利用している（増やす計画がある）
• オンラインでの販売チャネルの影響が大きい
• 翻訳が必要なグローバルの販売チャネルが多い
• バラバラのシステムに商品情報が点在している

基本的には、商品や販売チャネルの種類が多い場合、商品情報を一元管理できるPIMの必要性は高いといえます。手作業では複雑で手間のかかる管理作業を、PIMによって効率化可能です。

メインの販売チャネルがオンラインの場合や、翻訳を必要とするグローバルな販売チャネルが多い場合にも、商品情報をデジタル化して管理するPIMが必要です。また、商品情報が別々のシステム・ツールに点在しているケースでも、PIMを導入することで利便性が高まるでしょう。

PIM（商品情報管理）のメリット

PIM（商品情報管理）を導入するメリットには、以下のようなものがあります。

• 部署や部門をまたいだ情報共有の効率化
• 商品データ品質の向上
• 古い情報や誤った情報を共有するリスクの低減

部署や部門をまたいだ情報共有の効率化

PIM（商品情報管理）を導入すれば、他部署・他部門でバラバラに管理されていた商品情報を一元管理できるようになります。

社内の関係者は1つのシステムですべての商品情報を検索できるようになるため、商品情報を管理する部署への問い合わせの手間などを削減可能です。とくに営業部署は、客先などですぐに商品の詳細情報に辿り着けるのは大きなメリットとなるでしょう。

商品情報の変更や更新も簡単です。商品情報管理の担当者だけでなく、開発〜営業までさまざまな部門の従業員に編集権限を付与できます。必要なタイミングで商品情報をアップデートでき、常に最新の商品情報の社内共有が可能です。

商品データ品質の向上

PIM（商品情報管理）を導入することで、管理する商品データの品質向上も見込めます。

たとえば、異なる部門で個別に商品情報を管理している場合、担当者によって登録する項目や情報に漏れが生じたり、粒度にばらつきが出たりする可能性があります。これらは社内関係者はもちろん、顧客がカタログなどで商品を比較する際に障害となるでしょう。

社内で共通のシステムに商品情報を登録し、入力必須の項目や情報の粒度を指定しておけば、担当者の違いによる情報精度の差を抑えられます。高品質な商品情報が揃えば、ECサイトやWebカタログなど各種プラットフォームへの連携も容易です。

古い情報や誤った情報を共有するリスクの低減

PIM（商品情報管理）の多くには、商品情報の登録や更新の履歴を確認できる機能が備わっています。「誰がいつどの情報を登録・更新したのか」をいつでも確認できるため、情報に違和感がある際の問い合わせなどがリアルタイムに行えるのはメリットです。

誤操作などによって誤った情報が登録されている場合、誤操作が行われる前のバージョンを復元できるPIMもあります。誰がいつ情報を登録したのかわかりにくいシステムと比べると、顧客に誤った商品情報を公開してクレームを受けるリスクは低減できるでしょう。

PIM（商品情報管理）の機能

次に、PIM（商品情報管理）の機能を解説します。一般的なPIMが備えている主な機能は、以下の4つです。

• データ管理機能
• プロセス管理機能
• データ配信機能
• 品質管理機能

それぞれの機能で何ができるのかをチェックしておきましょう。

データ管理機能

データ管理機能は、登録した商品情報や登録・更新履歴、販売管理システムなどとの連携情報といったさまざまなデータを管理する機能です。登録する情報をExcelやCSVなどオンフォーマットからインポートする機能なども含まれる場合があります。

商品情報の登録後、キーワード・カテゴリ・価格帯などから商品を検索する機能もデータ管理機能の一部です。別システムと連携すれば、商品のマスタ情報だけでなく売上・販売実績・在庫状況などの一元管理もできます。

＜PIMのデータ管理機能例＞

プロセス管理機能

プロセス管理機能は、商品情報を登録して共有・配信するまでのプロセスを管理する機能です。具体的には、担当者が商品情報を登録・更新後、管理者がそれを承認してシステム上に反映されるまでのワークフローを設計する機能のことを指します。

プロセス管理機能には、PIMに関わるアクセス権限の設定も含まれており、セキュリティを確保するための機能も担っています。各商品情報に関してアクセス権限や閲覧権限を設定することで、安全な商品情報管理が可能です。

データ配信機能

データ配信機能とは、登録された商品情報を別のシステムやプラットフォームに出力する機能を指します。出力先はECサイト・自社ホームページ・商品カタログ・営業資料などさまざまで、用途に応じた出力情報の設定が可能です。

たとえば、ECサイトや自社ホームページで商品情報を販売・宣伝したい場合には、連携するプラットフォームごとに必要な情報・画像などを設定すれば、自動で商品情報を出力できます。営業資料やカタログに載せたい場合も同様で、編集ソフトなどに商品の最新情報を出力可能です。

取引先からの依頼に対して情報を開示する場合には、取引先ごとに開示する範囲を設定することもできます。開示先に応じて、過不足のない商品情報開示をするための重要な機能です。

品質管理機能

PIM（商品情報管理）システムには、登録・更新された商品情報に不足・矛盾・重複などがあると自動検知し、管理者に通知する機能を備えたものもあります。これによって登録されているデータの品質を管理し、誤った情報や古い情報が展開されるリスクを低減可能です。

PIM（商品情報管理）システムを選ぶ際のポイント

導入するPIM（商品情報管理）システムを選ぶ際のポイントを解説します。PIMシステム選びの主なポイントは、以下の4つです。

• 管理できる範囲と点数
• データ項目の追加の柔軟性
• データ連携機能
• 導入支援体制

それぞれのポイントでチェックすべき点を紹介します。

管理できる範囲と点数

まずは、管理できる情報の範囲と商品点数に注目しましょう。このポイントを押さえておかなければ、PIM（商品情報管理）を導入しても登録したい商品の情報を網羅的に管理できない可能性があるため要注意です。

「管理できる情報の範囲」とは、主に扱えるデータの種類を指します。たとえば、商品名・価格・商品説明などのテキスト情報に加え、写真・動画・音声などのデータを管理したい場合は、それに対応したPIMのシステムの選定が必要です。

グローバル展開している場合は、多言語設定に対応しているかもポイントになります。どんな情報を管理して、どこに展開するのかを考慮して、適切なPIMを選びましょう。

とくに商品数が多い場合は、管理できる最大の商品点数もチェックが必要です。このとき、ただ大量のデータを管理できるだけでなく、データ点数が増えても処理速度やパフォーマンスに影響が出ないものを選ぶとよいでしょう。

データ項目の追加の柔軟性

PIM（商品情報管理）に備わっている標準のデータ項目だけでは、自社の商品情報を不足なく登録できないケースがあります。この際、データ項目を柔軟に追加できるシステムを選んでおけば、項目を追加しつつ商品情報を網羅的に登録することが可能です。

たとえば、保証期間や地域別価格など企業独自の項目が必要なとき、その項目を追加して希望する形式で登録できるかどうかを確認しておく必要があります。情報を登録・管理できるかどうかだけでなく、ECサイトやカタログに出力できるかどうかもチェックしておきましょう。

データ連携機能

データ連携機能とは、PIM（商品情報管理）のシステムと他のシステムを連携してデータのやり取りを行う機能です。PIMへのデータのインポート、PIMから別のシステムへのデータのエクスポートの両面で連携の可否をチェックする必要があります。

まず、自社の既存のシステムやデータとの連携ができるかは要チェックです。既存のシステムやデータから効率的にデータを吸い上げることができなければ、PIMに商品情報を登録する作業が業務負担となるリスクがあります。

管理する商品情報をECサイトやカタログに展開する場合、PIMとECサイト・カタログのシステムが連携できるかの確認が必要です。今後導入予定のシステムやソフトも含め、問題なく連携が可能なPIMを選定しましょう。

導入支援体制

PIM（商品情報管理）システムの導入には、データ移行や設定作業が必要です。自社の業務負担を抑えて効率的にPIMを導入するには、ベンダーの導入支援体制も確認しておきましょう。

手厚い導入サポートを希望する場合は、データ移行や設定作業の支援に加えて、管理担当者のトレーニングなども対応してくれるものがおすすめです。また、トラブル対応やカスタマイズ支援など、導入後のサポート体制も充実しているシステムなら運用しやすいでしょう。

まとめ

本記事では、PIM（商品情報管理）とは何か、必要性や導入メリットなどを解説しました。PIMは、点在する商品情報を一元管理して、社内での情報共有を効率化したり、商品データの品質を向上したりできる便利なシステムです。

とくに取扱商品数が多い企業や、多種多様な販売チャネルを持つ企業にとっては、商品情報を効率的に管理できるPIMが必要不可欠です。販売管理システムやECサイト、カタログなどさまざまなシステム・プラットフォームと連携し、正確な商品情報を管理・展開できます。

導入するPIMシステムを選ぶ際は、導入目的を明確にすることが大切です。登録する商品点数や項目の範囲、連携できるシステムや受けられるサポートをチェックして、導入目的を達成できるPIMシステムを選定しましょう。

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