DAM（デジタルアセット管理）とは？必要性や導入するメリットを解説

DAM（デジタルアセット管理）は、画像・動画・音声・ドキュメントといったデジタルコンテンツを一元管理できるシステムです。自社に点在するデジタルコンテンツをDAMでまとめて管理することで、業務効率やセキュリティ性の向上が期待できます。

とはいえ、PIM（商品情報管理）をはじめ、自社内の情報を一元管理する似たようなシステムはいくつもあるため、「DAMの必要性やメリットがよくわからない」「DAMの機能について学びたい」といった方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、DAMとは何か、必要性や導入メリット、主要な機能などについて解説します。自社にDAMを導入する際のポイントや、商品管理に便利なおすすめのシステムなども紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

DAM（デジタルアセット管理）とは

DAMとは、Digital Asset Managementの略で、画像・動画・音声・PDF・ドキュメント・プレゼンテーション資料といったデジタルコンテンツ全般を管理するシステムです。デジタルコンテンツの登録・更新・削除・加工・変形・検索機能やバージョン管理機能などを備えています。

似たシステムにPIM（Product Information Management：商品情報管理）があり、しばしばDAMと補完的に使われます。商品名・型番・価格などの商品情報を管理するPIMと、商品画像・紹介動画を管理するDAMを連携させれば、商品管理業務の効率化が可能です。

DAM（デジタルアセット管理）の必要性

DAM（デジタルアセット管理）の必要性が高まっている要因のひとつは、多様化する販促・販売チャネルへの対応です。近年は、自社ホームページ・各種ECサイト・Web広告・SNSなどさまざま販促・販売チャネルが活用されています。それぞれのチャネルには掲載する写真や動画などの素材が必要であり、DAMはその管理に役立ちます。

また、近年では商品の開発・発売・プロモーションといったサイクルが短期化しており、新商品をリリースする際はスピーディな販促活動が必要です。このとき、販促に必要な写真や動画といったデータがばらばらに保管されていては、作業に遅れが生じる恐れがあります。DAMで必要なデータを一元管理し、必要な情報をすぐに取り出せる状態にしておくことが大切です。

販促活動や販売チャネルへの商品登録などを外部委託する際にも、DAMが役立ちます。手間と時間がかかる作業をアウトソーシングしたとしても、委託先に渡す素材を集めるのに時間がかかっていては意味がありません。DAMで素材を管理していれば必要なものを即座に抽出して渡したり、一部のアクセス権限を付与したりするだけで対応できます。

上記のような変化は今後も加速していくと考えられます。それに伴いDAMの必要性はさらに高まり、導入する企業は増加していくでしょう。

DAM（デジタルアセット管理）の主な機能

続いて、DAM（デジタルアセット管理）の機能を解説します。DAMの主な機能は、以下の6つです。

• データの収集・登録・バージョン管理
• データの検索・参照
• データの変換
• 著作権管理（DRM）
• アクセス制御
• 他システムとの連携

それぞれの機能で何ができるのか確認しておきましょう。

データの収集・登録・バージョン管理

DAM（デジタルアセット管理）の最も基本的な機能は、デジタルデータの収集と登録です。さまざまな形式で保存されているデータをインポートし、分類・整理・タグ付けなどをして管理します。データは修正・更新・削除も可能です。
DAM上で行ったデジタルデータの登録・更新・削除などを行った履歴は記録されます。誤操作などによるデータの誤りを修正する際には、過去バージョンの復旧も可能です。履歴には「誰がいつ何を操作したのか」が含まれるため、ミスの原因も容易に追跡できます。

データの検索・参照

DAM（デジタルアセット管理）のシステム上に保存するデジタルデータには、関連するメタデータが紐付いています。メタデータをキーワードとして検索すれば、すぐに目的のデータに辿り着けるでしょう。
登録時にタグ付けをしておけば、タグでの絞り込みなども可能です。社内に商品の画像や動画のデータが点在している状態と比べると、顧客や取引先からの要望に応じて必要な情報をすぐに提供できるでしょう。

データの変換

デジタルデータをECサイトやSNSなどに使う際、データの形式を変換する必要があるケースがあります。DAM（デジタルアセット管理）でデータを管理していれば、使用先のフォーマットに適したファイル形式やサイズに変換することが可能です。
とくに販促・販売チャネルを複数利用している場合、利用できるファイル形式やサイズがそれぞれ異なる可能性もあるでしょう。DAMを利用すれば、煩雑なファイル形式・サイズ変換の手間を削減できます。

著作権管理（DRM）

デジタルコンテンツの著作権管理（DRM：Digital Rights Management）もDAM（デジタルアセット管理）の機能のひとつです。そのコンテンツを利用できる範囲や期間などの規定を一元管理し、不正利用を防ぎます。
ライセンスに期限があるコンテンツの管理には、ライセンス切れで自動的に非表示になる機能やライセンス切れを知らせるアラート機能があるシステムが便利です。意図せず著作権違反をしてしまうリスクを低減できます。

アクセス制御

アクセス制御機能では、DAM（デジタルアセット管理）が管理するコンテンツのアクセス権限や閲覧権限などを設定できます。社外関係者との協業などで一部の素材のみ提供したい場合、権限設定を行うことでセキュリティを確保可能です。
また、登録したデジタルコンテンツを共有・配布する際の承認フローの設定もできます。誤った情報や不適切な情報が社内外に共有されるのを防ぐためにも、アクセス制御は重要な機能です。

他システムとの連携

DAM（デジタルアセット管理）システムは、他のシステムとの連携機能も備えています。たとえば、PIM（商品情報管理）システムと連携させれば、商品の写真や紹介動画などを含む高品質な商品情報を一括管理可能です。
ほかにはCMSやECサイト、SNSとの連携もできます。Webページ・ECサイト・SNSで公開する画像・動画などのデジタル素材を、DAMから即座に引き出すことが可能です。この際、前述のデータ変換機能も役立ちます。

DAM（デジタルアセット管理）を導入するメリット

DAM（デジタルアセット管理）を導入するメリットは、主に以下の4点です。

• 業務の効率化
• コストの削減
• セキュリティの強化
• コンプライアンスの強化

それぞれのメリットの詳細をチェックしておきましょう。

業務の効率化

DAM（デジタルアセット管理）を導入する大きなメリットのひとつは、業務の効率化です。これまで社内に点在していたデジタル素材をDAMに集中して一元管理すれば、最新の素材を簡単に検索して各用途に利用できます。

ECサイトやSNSなどのフォーマットと連携できるのもポイントです。フォーマットに合うファイル形式やサイズに自動変換できるため、商品画像や紹介動画などのリリースにかかる手間と時間を削減できます。
DAMへのコンテンツ登録から共有までのワークフローはDAMで一括管理可能です。コンテンツの種類や用途によらず固定のワークフローで業務が進むため、効率的にコンテンツを活用できるでしょう。

コストの削減

コスト削減も導入メリットです。DAM（デジタルアセット管理）を導入すれば、業務効率の向上による人件費削減のほか、各種専用アプリケーションのライセンス料の面でもコスト削減が見込めます。

たとえば、画像や動画を用いたコンテンツを作成して販促に使う場合、コンテンツ制作者はもちろん、販促担当者を含む関連部署の関係者も制作物をチェックするために専用アプリケーションのライセンスが必要です。
DAMを導入すればプレビューで制作物を確認でき、システムによっては微調整や修正ができる場合もあります。これにより専用アプリケーションのライセンスはコンテンツ制作者だけに限定でき、余計なライセンス料を削減可能です。

セキュリティの強化

社内に分散しているデジタルコンテンツは、所持者の裁量で自由に共有できてしまうためセキュリティが高いとはいえません。本来社外秘のデータを取引先に提供してしまうなど、情報漏洩リスクがある点には注意が必要です。
デジタルコンテンツをDAM（デジタルアセット管理）で一括管理し、アクセス権限を適切に設定しておけば、自社のコンテンツを守ることができます。

コンプライアンスの強化

DAM（デジタルアセット管理）は、社内のデジタルコンテンツに関わるコンプライアンス強化にも寄与します。
たとえば、DAMでは管理するコンテンツの使用履歴を記録・追跡可能です。これにより、コンテンツの不正利用を防止できます。仮に不正利用が発覚しても、その経緯を把握しやすいのは大きなメリットです。

また、ライセンス切れのコンテンツを使用することによる著作権侵害も、コンプライアンスリスクの一例です。DAMの機能を使えば、ライセンス切れのコンテンツを自動的に非公開にできるため、意図しない著作権侵害を防止できます。

DAM（デジタルアセット管理）を導入する際のポイント

DAM（デジタルアセット管理）を導入する際のポイントは以下の4点です。

• 導入目的を明確化する
• 使いやすさを評価する
• 外部システムとの連携ができるかをチェックする
• サポートが充実しているシステムを選定する

それぞれのポイントをチェックして、自社に適したDAMシステムの導入を検討してみてください。

導入目的を明確化する

まずは、DAM（デジタルアセット管理）システムを導入する目的を明確化しましょう。デジタル素材の管理や活用で直面している課題や問題点に注目すると、DAMの導入目的が見えてきます。

「社内で効率的にデジタル素材を共有したい」「ECサイトに画像や動画を入れる作業を効率化したい」など目的を洗い出すことで、自社の課題解決に適したDAMを選定できます。課題解決に必要な性能・機能を備えたDAMを選びましょう。
DAMの導入後は、費用対効果の検証を行います。導入前に明確化した目的や導入・運用にかけたコストに対して、どの程度の導入メリットがあったのかを検証しましょう。十分な費用対効果がない場合は、システムや設定の見直しなど何らかの改善が必要です。

使いやすさを評価する

せっかくDAM（デジタルアセット管理）を導入しても、担当者が使いにくいと感じてしまっては効果が発揮できません。導入するシステムを選定する際は、必ず管理担当者に相談しながら使いやすいものを選びましょう。
DAMの中には、無料で試用できるシステムもあります。使用感を確かめてから導入したい場合は、お試し利用ができるDAMをチェックしてみてください。

外部システムとの連携ができるかをチェックする

PIM（商品情報管理）システムや各種販促・販売チャネルなどと連携して使う場合は、十分な拡張性があるDAM（デジタルアセット管理）を選ぶ必要があります。既存システムや今後導入予定のシステムとの連携可否をチェックしておきましょう。

サポートが充実しているシステムを選定する

スムーズにDAM（デジタルアセット管理）を導入したい場合は、サポート体制が充実しているシステムがおすすめです。導入時の設定支援や、運用中のアフターフォローが充実しているベンダーを選べば、DAMをスムーズに導入できるでしょう。
DAMを使ったデータ管理の担当者にそれほど経験がない場合は、操作トレーニングなどのサポートがあるシステムも検討してみてください。DAMによるデータ管理のために従業員を雇用する必要がなくなり、手間やコストを削減できます。

まとめ

本記事では、DAM（デジタルアセット管理）とは何か、必要性や機能、導入メリットなどについて解説しました。DAMはデジタルコンテンツを一元管理するシステムで、登録したデータは検索や変換などができ、著作権管理やアクセス制御も可能です。

DAMを導入すれば、画像や動画などの素材を管理・活用する業務の効率化やセキュリティ性向上などが図れます。また、デジタルコンテンツの使用履歴を記録・追跡できる機能や、ライセンス切れのコンテンツを自動で非公開にする機能は、コンプライアンス強化にも効果的です。

DAMシステムの導入を検討する際は、導入目的を明確化しましょう。導入目的に適したDAMシステムを選定すれば、自社が抱える課題解決を目指せます。

製品紹介

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